Как повысить эффективность работы офисных сотрудников?

Как научить офисных сотрудников чему-то полезному максимально экономно, чтобы при этом потратить как можно меньше средств? Речь идет не о каких-то теоретических выкладках, а о конкретных навыках, которые помогут работнику работать быстрее и качественнее. Об этих простых методах все давно забыли, а зря.

Даже если предположить, что ваши сотрудники все как один тратят рабочее время только на решение рабочих вопросов, не играют в онлайн игры и не переписываются в скайпе, а на обед выделяют не более 10 минут, все равно это не означает, что они работают с полной отдачей. Эксперты оценивают время, потраченное впустую даже при "полной включенности" примерно в 30% от всего рабочего времени. А непрекращающаяся включенность, по правде говоря, встречается редко, а значит, потери полезного времени могут достигать 50% и даже 70%. Т.е. у добросовестного ответственного работника, который не "отсиживает время", а честно работает весь день, попусту может быть потрачено до 70% рабочего времени. Это происходит примерно так.

Пользователи ПК с опытом

Раньше в описаниях вакансий часто встречалось такое требование как опыт работы с компьютером. Сейчас такое требование также иногда можно увидеть, но уже намного реже, поскольку у сегодняшнего офисного работника это умение подразумевается по умолчанию. Ранее менеджеры по персоналу тестировали кандидатов, к примеру, давали задание на запуск каких-то программ или выполнение неких действий. Люди посещали компьютерные курсы для того, чтобы овладеть необходимыми навыками.

Сейчас некоторые уже на собеседование приходят со своими компьютерами. Считается, что раз уж человек без проблем запускает в браузере свою социальную сеть, выкладывает там фотки и видео, то он по-умолчанию опытный пользователь ПК. Однако на деле это не так. По факту выходит, что чем более распространенными становятся компьютеры, тем хуже пользователи владеют навыками по работе с ними.

Скорость набора текста

Скорость набора текста - это первый камень преткновения. Поверьте, ваши офисные сотрудники больше всего времени за компьютером тратят именно на стук по клавишам. Иными словами они набирают тексты документов, писем, сообщений и т.п. И часто скорость набора оставляет желать лучшего. На это уходит просто масса времени.

Кто-то пытается освоить клавиатуру с помощью одного пальца, кто-то печатает 6-ю, но при этом допускает в каждом слове опечатки и постоянно возвращается назад, чтобы их исправить. В любом случае большинство представителей так называемого "офисного планктона" попросту не умеет быстро и при этом правильно набирать текст.

Но ведь набор текста - это основа офисного труда. Если вы действительно хотите поднять уровень эффективности работы ваших людей, сделайте так, чтобы они обучились набору текста. Организуйте и оплатите для них курсы слепого десятипальцевого набора. Вы удивитесь насколько эффективно можно потратить совсем небольшую сумму денег.

Коварная мышь

Конечно манипулятор для ПК мышь - прекрасное изобретение. Однако он просто пожирает результативность работы за компьютером. Происходит это так: сначала вы набираете слово, а затем переносите руку на мышь для того, чтобы перевести курсор в меню и выделить слово жирным или курсивом или сделать что-либо еще, а затем снова возвращаетесь к набору текста. Вы не задумываетесь над этим, но на такие действия уходит намного больше времени, чем могло бы.

Мышь можно сравнить с фотоаппаратом типа "мыльница" - с ее помощью можно получить необходимый результат, не особо напрягаясь. Однако если вы работаете с фотографиями профессионально, то, разумеется, обратите внимание на более подходящую для этого технику. Иными словами - если вы много работаете за компьютером, то вам стоит выучить сочетание клавиш. Применение даже минимального набора комбинаций клавиш на порядок повышает результативность.

Для того чтобы освоить сочетание клавиш, тратить деньги вообще не нужно. Необходимо просто найти в сети соответствующую информацию оформить ее в виде объявления или памятки и обратить на нее внимание персонала. Акцентируйте внимание на том, что это даст, и через некоторое время проверьте, как ваши рекомендации исполняются.

Как это здесь делается?

Почти в каждом офисе существует такая проблема как слабое понимание принципов и возможностей рабочих программ. К примеру, в Word многие не понимают, как выносить на первую страницу заголовки документа или создать маркированный список, который автоматически проставит нумерацию пунктов, даже если убрать, или добавить несколько абзацев. А ведь это встроенные элементарные функции этого текстового редактора. Еще один пример - печать на конвертах. Тот, кто знает, где в Word выставить печать на конвертах, сможет нанести адрес компании хоть на 5, хоть на 10 экземпляров в считанные секунды. У того, кто не владеет этой функцией - могут уйти часы.

Форматирование, разные стили, шаблоны - со всем эти можно работать при помощи встроенных инструментов. Это позволяет добиться необходимого результата сейчас и пользоваться им далее. Однако если ваши сотрудники всем этим не владеют, то затраты времени на работу с редактором Word будут колоссальными.

Выход из положения - определиться с наиболее важными программными продуктами, которые необходимы людям в работе, и организовать тренинги по освоению их полезных встроенных функций. Обучать на таких тренингах может наемный преподаватель или один из работников, который уже владеет необходимыми навыками и готов обучить им других.

Резюме

Основная проблема низкой производительности офисных работников заключается в том, что их руководство уверено, что они по-умолчанию обязаны владеть всеми необходимыми умениями на высоком уровне. А по факту 90% таких сотрудников не имеет даже базовых знаний по работе с ПК.

Вы сможете повысить эффективность работы вашего офиса, если ваши сотрудники:

- улучшат навыки по набору текста;

- научатся работать с комбинациями клавиш;

- научатся пользоваться встроенными инструментами рабочего софта.

Разумеется, на этом потенциал повышения продуктивности офисного персонала не заканчивается, но об этом в другой раз.